So nutzen Sie die Vorlage: Arbeiten Sie die Punkte mit den fachlich Verantwortlichen durch. Halten Sie Status, Nachweise, Verantwortliche und Termine in Ihrer Arbeitskopie fest.
1. Anwendungsbereich und Risikomanagement
- Beschäftigtenzahl im Inland einschließlich relevanter Entsendungen, Leiharbeit und Konzernzurechnung zum maßgeblichen Stichtag ermitteln.
- Sitz, Hauptniederlassung, Verwaltungssitz oder Zweigniederlassung in Deutschland und anwendbare Schwelle dokumentieren.
- Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe integrieren.
- Angemessene Prozesse, Ressourcen, Budget, Eskalationswege und Kontrollmechanismen festlegen.
- Interessen potenziell Betroffener und vulnerabler Gruppen bei Gestaltung und Umsetzung berücksichtigen.
- Wirksamkeit des Risikomanagements mindestens jährlich und anlassbezogen überprüfen.
2. Zuständigkeit festlegen
- Verantwortliche Person oder Personen, etwa Menschenrechtsbeauftragte, mit Mandat, Fachkunde, Ressourcen und Unabhängigkeit benennen.
- Aufgaben zwischen Geschäftsleitung, Einkauf, Compliance, Nachhaltigkeit, Recht, Personal und operativen Einheiten eindeutig verteilen.
- Direkter Berichts- und Eskalationsweg an die Geschäftsleitung ist eingerichtet.
- Geschäftsleitung informiert sich mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen über die Arbeit der zuständigen Person.
- Vertretung, Interessenkonflikte, Dokumentationspflichten und Schnittstellen zum Beschwerdeverfahren regeln.
3. Risikoanalyse
Eigener Geschäftsbereich
- Tätigkeiten, Standorte, Beschäftigtengruppen, Produkte und relevante Umweltwirkungen vollständig erfassen.
- Abstrakte Länder-, Branchen-, Rohstoff- und Personengruppenrisiken bewerten.
- Konkrete Risiken und Verletzungen nach Art, Umfang, Unumkehrbarkeit, Eintrittswahrscheinlichkeit, Verursachungsbeitrag und Einflussmöglichkeit priorisieren.
- Risikoanalyse mindestens jährlich sowie anlassbezogen bei wesentlich veränderter oder erweiterter Risikolage durchführen.
Unmittelbare Zulieferer
- Vollständige Transparenz über unmittelbare Zulieferer, Standorte, Leistungen, Warengruppen und Vertragsvolumen herstellen.
- Risikobasierte Detailprüfung statt undifferenzierter Vollbefragung durchführen und Erkenntnisse aus Beschwerden einbeziehen.
- Substantiierte Kenntnis über mögliche Verletzungen bei mittelbaren Zulieferern löst anlassbezogene Analyse und Folgemaßnahmen aus.
- Methodik, Datenquellen, Bewertung, Priorisierung, Beteiligte und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren.
4. Grundsatzerklärung
- Menschenrechtsstrategie und Bekenntnis zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten durch die Geschäftsleitung verabschieden.
- Verfahren beschreiben, mit denen das Unternehmen Sorgfaltspflichten erfüllt.
- Auf Grundlage der Risikoanalyse festgestellte prioritäre Risiken benennen.
- Erwartungen an Beschäftigte und Zulieferer klar, angemessen und verständlich formulieren.
- Erklärung intern und extern zugänglich machen und nach Risikoänderungen aktualisieren.
5. Präventionsmaßnahmen
- Im eigenen Geschäftsbereich geeignete Richtlinien, Beschaffungsstrategien, Kontrollen und Schulungen umsetzen.
- Bei Auswahl unmittelbarer Zulieferer menschenrechts- und umweltbezogene Erwartungen risikobasiert berücksichtigen.
- Angemessene vertragliche Zusicherungen vereinbaren und deren Umsetzung durch Schulungen, Unterstützung und Kontrollmechanismen fördern.
- Einkaufspraktiken, Preise, Fristen und kurzfristige Änderungen auf eigenen Risikobeitrag prüfen.
- Maßnahmen haben Verantwortliche, Termine, Ziel und Wirksamkeitsindikatoren.
- Wirksamkeit mindestens jährlich und anlassbezogen überprüfen und Maßnahmen bei Bedarf anpassen.
6. Abhilfemaßnahmen
- Bei festgestellter oder unmittelbar bevorstehender Verletzung im eigenen Geschäftsbereich unverzüglich Maßnahmen zur Beendigung ergreifen.
- Bei unmittelbaren Zulieferern Einfluss nutzen, um Verletzung zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren.
- Wenn kurzfristige Beendigung nicht möglich ist, konkretes Konzept mit Zeitplan, Verantwortlichen und überprüfbaren Zwischenschritten erstellen.
- Gemeinsame Brancheninitiativen, Kapazitätsaufbau, temporäre Aussetzung oder weitere Einflussmöglichkeiten prüfen.
- Abbruch der Geschäftsbeziehung als letztes Mittel anhand der gesetzlichen Voraussetzungen und möglicher Folgen für Betroffene bewerten.
- Betroffene einbeziehen, Abhilfe dokumentieren und Wirksamkeit nachprüfen.
7. Beschwerdeverfahren
- Internes Verfahren einrichten oder sich an einem geeigneten externen Verfahren beteiligen.
- Verfahrensordnung öffentlich, verständlich und barrierearm zugänglich machen.
- Zugänge für Beschäftigte und externe Betroffene in relevanten Sprachen und ohne unzumutbare Hürden anbieten.
- Unparteiische, unabhängige und zur Verschwiegenheit verpflichtete Bearbeitung sicherstellen.
- Eingang bestätigen, Sachverhalt erörtern, Ergebnis kommunizieren und Folgemaßnahmen dokumentieren.
- Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung gewährleisten.
- Wirksamkeit mindestens jährlich und anlassbezogen überprüfen.
8. Dokumentation und BAFA-Bericht
- Erfüllung der Sorgfaltspflichten fortlaufend und nachvollziehbar dokumentieren.
- Dokumentation mindestens sieben Jahre aufbewahren und Zugriffe angemessen schützen.
- Jährlichen Bericht für das vergangene Geschäftsjahr mit Risiken, Maßnahmen, Wirksamkeitsbewertung und Schlussfolgerungen erstellen.
- Aktuelle gesetzliche Frist, BAFA-Vorgaben und mögliche Änderungen oder Aussetzungen der Berichtspflicht vor Einreichung prüfen.
- Bericht rechtzeitig elektronisch an das BAFA übermitteln und nach gesetzlicher Maßgabe auf der Website veröffentlichen.
- Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten bei Dokumentation und Veröffentlichung angemessen schützen.
Rechtlicher Hinweis: Diese Vorlage ist eine unverbindliche Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Anwendungsbereich, Pflichten, Fristen und angemessene Maßnahmen müssen im Einzelfall geprüft werden.